Zapewnienie nieodpłatnie odzieży roboczej to obowiązek pracodawcy. Przekazane pracownikom ubrania i środki ochrony osobistej muszą spełniać wymagania określone w polskich normach. Odzież robocza, ubrania reprezentacyjne czy strój pracowniczy – nie ważne, jak określi się artykuły wydawane personelowi, nie zostały one bezpośrednio ujęte w ustawie o CIT. Zatem, czy od odzieży roboczej można odliczyć VAT? Oto co przepisy mówią o księgowaniu ubrań pracowniczych.
Odliczenie VAT od odzieży roboczej – przepisy
Pracodawcy, którzy zakupili bądź wynajęli pierwszą odzież roboczą lub stoją przed taką decyzją, często zastanawiają się, czy będą mogli artykuły te wliczyć w koszty. Kwestia ta budzi wątpliwości, bo ustawa o CIT nie zawiera przepisów wprost regulujących kwestię ubrań pracowniczych. Niemniej ogólna definicja kosztów podatkowych z art. 15 ust. 1 tej ustawy wskazuje, że uznanie danego wydatku za koszt jest możliwe, gdy wydatek poniesiony przez podatnika ponad wszelką wątpliwość stanowił koszt uzyskania przychodu.
Konieczne jest, by odzież ta rzeczywiście miała związek z prowadzoną przez podatnika działalnością i była wykorzystywana wyłącznie podczas wykonywania czynności opodatkowanych. Tak więc wydatki pracodawcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej są kosztem uzyskania przychodów i można od nich odliczyć VAT.
Wydatki na ten cel powinny być również właściwie udokumentowane. Niezbędna jest więc faktura zakupu. Również wtedy, gdy przedsiębiorstwo korzysta z zewnętrznych usług firm wypożyczających, czyszczących i naprawiających odzież roboczą. Takie serwisy jak STAPOL kompleksowo wówczas dbają o to, by personel był uposażony w bezpieczne, ale również mikrobiologicznie czyste ubrania i buty robocze. Uzyskując więc fakturę na odzież roboczą dla piekarzy, cukierników, budowlańców, ale również na odzież HACCP dla pracowników przemysłu mięsnego, FMCG, HoReCa można odliczyć VAT.
Księgowanie i ewidencja odzieży roboczej
Koszty poniesione na ekwiwalent, wynajem, zakup, naprawę, czyszczenie odzieży roboczej są kosztami działalności operacyjnej firmy. Wydatki na zakup ubrań dla budowlańców, spawaczy, piekarzy, pracowników zakładów mięsnych, z branży FMCG itd. można ująć w księgach rachunkowych.
Należy stosować zapisy odpowiednie dla rodzaju prowadzonych kont w ewidencji np. Wn konto 40-5 – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, ale również Wn odpowiednie dla kont zespołu 5 (500 koszty działalności podstawowej – produkcyjnej), czy Ma konto 23-4 – pozostałe rozrachunki z pracownikami.
Ponadto niezależnie od tego, czy firma kupuje odzież roboczą, czy ją wypożycza, musi prowadzić kartę ewidencji. Ten dokument ma na celu kontrolę i raportowanie związane z przydziałem ubrań pracowniczych. Na karcie powinny widnieć oczywiście personalia pracownika, nazwa konkretnej części garderoby bądź akcesoriów roboczych, a także okres używalności czy data pobrania i zdania oraz miejsce na uwagi związane m.in. z uszkodzeniem.
Odliczenie VAT od odzieży firmowej z logo
Wielu pracodawców decyduje się również na zaopatrzenie swoich pracowników w tzw. ubrania służbowe. Nie spełniają one w ogóle takich funkcji, jak ubrania robocze czy ochronne, bo zazwyczaj nie mają zadania chronić ubrań czy zdrowia personelu. Pełnią natomiast funkcje reprezentacyjne. W wielu przypadkach przedsiębiorcy walczyli z urzędem, by od tego rodzaju odzieży również móc odliczyć VAT.
Jest taka możliwość, ale pod warunkiem, że koszulki, bluzy czy kurtki firmowe zawierają logo bądź też barwy, czy inne znaki charakterystyczne dla danego przedsiębiorstwa. Chodzi o to, że takie ubrania muszą utracić charakter odzieży osobistej. Powinny być też reprezentacyjne, co NSA określiło, jako mające na celu wykreowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy dla potrzeb ułatwienia zawarcia z kontrahentem, klientem korzystnej umowy.
Trzeba jednak zwrócić uwagę, że ubiór reprezentacyjny w postaci garniturów, eleganckich koszul, marynarek czy krawatów nie będzie się wliczał w koszty uzyskania przychodu. Musiałyby być na nich wyszyte logo firmy w dobrze widocznym miejscu. Logo na wewnętrznej stronie marynarki czy mankietu nie zostanie przez fiskusa uznane. Poza tym trzeba też wykazać wiarygodną celowość zakupu takiej odzieży.
Więcej o ofercie Stapol z odzieżą roboczą przeczytasz na ich oficjalnej stronie https://stapol.pl/uslugi/wynajem-odziezy-roboczej